AI förändrar organisationer på djupet

Artificiell intelligens (AI) är en framväxande teknik som håller på att bli en värdefull resurs för organisationer, verksamma inom flera olika branscher. Fler och fler företag strävar efter att använda AI och algoritmer i sin verksamhet för att skapa fördelar, förbättra effektiviteten, spara tid och minska kostnader. Att påbörja ett stort och omfattande projekt för AI-digitalisering för att exempelvis utforma och förändra en organisatorisk process är dock inte en enkel uppgift.

Under dessa AI-digitaliseringsprojekt fastnar många organisationer vid själva tekniken och införandet av tekniken, och kan därför missa det viktiga arbete som finns i att jobba för att engagera medarbetare på flera olika nivåer. Även andra viktiga aspekter som behöver åtgärdas innan själva steget med att förverkliga AI-användningen kan också förbises om organisationer tenderar att ”fastna” på själva tekniken med AI.

AI kräver ett genomgripande skifte

Det går därför inte att bara implementera och införa AI och algoritmer i organisationer. Flera olika aktörer på flera olika nivåer i organisationer behöver engageras, och AI påverkar både organisationen som helhet, och olika rutiner i organisationen. Därför behöver man utveckla förståelse för hur organisationer behöver omforma och ompröva olika processer när de inför och börjar använda artificiell intelligens (AI). Tekniken påverkar nämligen många olika processer, både när det gäller hur man inför AI och hur man arbetar med organisationsförändringarna kring AI-tekniken.

På så vis blir ny AI-teknik något som hela tiden flyttar gränserna inom organisationen. Det kan handla om kan rumsliga, tidsmässiga och teknologiska gränser, men även gränser när det kommer till mänsklig uppfattningsförmåga och kunskapsrelaterade faktorer. AI kräver till exempel en omfattande förändring av organisationskulturen och anpassning av förståelser mellan de olika aktörer. Därför är det viktigt att upprätthålla ett tydligt och konsekvent kommunikationsflöde och även en gemensam syn, förståelse och inte minst gemensamt engagemang kring detta i hela organisationen. Dessutom är data själva ”livsnerven” för AI och algoritmisk teknik, och därför behöver organisationer överväga hur de ska samla in och använda de data som behövs, att datan används i rätt mängd och att den används på rätt sätt för att säkerställa AI-funktionaliteten.

En ständigt pågående process

Utan tvekan bör AI behandlas som ett ständigt pågående process som kräver kontinuerliga insatser och ett samarbetstänkande mellan människa och maskin, snarare än att behandlas som ett "engångsprojekt" eller en "design-it-and-forget-it-process". Därför är forskning om AI och organisatorisk rutindesign viktig eftersom införandet av AI och algoritmisk teknik i organisatoriska rutiner och operationer inte är en enkel ”flip switch”, utan snarare innebär betydande insatser i en komplex process som kräver pågående interaktioner mellan aktörer i olika delar av organisationen och de tekniska delarna. Dessutom kan AI förse organisationer med datadrivna insikter som ligger till grund för både operativa och strategiska beslut, och att förstå hur AI passar in i rutindesignen kan hjälpa organisationer att utnyttja dessa data på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

Om Zeina Othman:

Zeina är doktorand vid avdelningen för organisation och ledning på Mälardalens universitet. Hennes avhandling "Re-designing organizational routines in the echo of AI algorithms" genomförs i samarbete med företaget eSmart Systems. Zeina Othman följer en fallstudie av ett AI-digitaliseringsprojekt för en av eSmart Systems största energikunder i Europa. Projektet syftar till att digitalisera inspektionen av elkundens elnät med hjälp av drönare och AI-teknik. Forskningen sker med hjälp av kvalitativa metoder och data samlas in med hjälp av intervjuer, observationer och arkivforskning.

Det övergripande målet med henens avhandling är att utveckla en förståelse för den organisatoriska rutinmässiga designprocessen när man introducerar och distribuerar AI-teknik och algoritmer för att förverkliga organisatoriska mål. Det gör hon bland annat genom att belysa hur organisatoriska aktörer kan påverka den rutinmässiga designen, konsekvenserna av denna process och hur den utvecklas, särskilt vid utformningen och användningen av AI-teknik.

Zeina Othman