Vad är ett arbetsmöte egentligen?

Vad är ett arbetsmöte egentligen? Vilka ord, bilder och känslor dyker upp hos dig när du tänker på eller föreställer dig ett ’arbetsmöte’?

Hur vi föreställer oss vad ett möte är och hur vi tänker att praktiken ’att mötas’ ser ut påverkar inte bara vår uppfattning om hur effektivt, produktivt eller bra ett visst möte är utan också hur den fortsatta praktiken ’att mötas’ formas. Fanns digital teknik, kanske i form av MS Teams eller Zoom, med i dina föreställningar nyss? Med digital teknik så integrerad i dagens mötespraktik att vi ofta inte ens reflekterar över den så ser både våra faktiska möten och våra föreställningar om möten annorlunda ut idag än för bara några år sedan.

I ett av våra forskningsprojekt studerar vi fysiska, digitala och hybrida mötesserier i olika organisationer. I en större privat organisation har vi exempelvis observerat veckomöten medan vi i en offentlig organisation har haft förmånen att under en längre tid få följa dagliga morgonmöten. Vi ser hur syftet med mötespraktiken (alltså syftet med hur vi gör möten) är samma i dessa möten – det handlar om att föra mötet framåt. Hur vi uppnår syftet – hur aktörskapet i att föra mötet framåt ser ut - skiljer sig däremot.

Varje dag genomförs miljontals arbetsmöten världen över. Vi möts i arbetsplatsens fysiska mötesrum eller via digitala mötestjänster som Teams, Zoom och Google Meet. Ibland har vi även hybrida möten där några av oss sitter i samma rum medan andra deltar digitalt. I alla dessa möten gör vi saker på ett visst sätt just eftersom vi uppfattar situationen vi är i som ’ett arbetsmöte’ – vi antar vissa roller, vi följer en viss struktur och så vidare. Men vad har introduktionen av digital mötesteknik egentligen gjort med praktiken ’att genomföra ett arbetsmöte’ och med de delpraktiker vi uppfattar vara en del av detta (att leda ett möte eller att organisera och följa en talarordning exempelvis)? Det kan framstå som triviala frågor men när vi tittar närmare på det som sker med mötespraktiken och inte minst vilka aktörer som till stor del besitter makten att vårda och utveckla denna för god organisering och inkludering så viktiga praktik, så är det allt annat än trivialt.

Med den digitala mötestekniken som en del i mötespraktiken har vi tillgång till digitala handuppräckningsfunktioner, skrivna chattar och reaktionsfunktioner såsom tummen-upp eller hjärtan. Hur mötespraktiken därmed formas – och även föreställs – ligger delvis i händerna på ett fåtal globala aktörer. Uppdateringar med nya features skjuts ut och installeras i vår hårdvara – ibland utan att vi ens noterar det. Ett mycket litet antal tech-bolag med fokus på vinst och marknadsandelar har därmed stor makt över hur mötespraktiken utvecklas och därmed även hur vi föreställer oss att möten ska vara. Vi har ganska snabbt anpassat oss till att många av våra möten genomförs i digital teknik men kanske bör vi stanna upp och fråga oss hur vi vill forma våra mötespraktiker utan den styrning och de begränsningar som tech-bolagen serverar oss? De möjligheter och begränsningar som den digitala mötestekniken ger oss för att utveckla vår mötespraktik blir snabbt förgivettagna sanningar om hur mötespraktiker ser ut och hur vi definierar möten, vilket kan få långtgående konsekvenser för deltagande, inkludering och beslutsprocesser i våra organisationer.

Om du plockar fram orden, bilderna och känslorna du identifierade när du föreställde dig ett arbetsmöte igen – vad skulle du vilja att tech-bolagen prioriterade för att forma de mötespraktiker du vill jobba i nu och i framtiden?

Om du har frågor/kommentarer kan du skicka ett e-postmeddelande till digma@mdu.se